Recopilar: primer paso del método GTD

La recopilación es la primera etapa del método GTD (Organízate con eficacia), en ella se captura todo lo que requiere nuestra atención. Esta fase consiste en recopilar y reunir los recordatorios y representaciones de todas las cosas que consideremos incompletas. De esta forma conseguiremos liberar espacio en nuestra mente.

Capturar todo no es una tarea fácil. Hablamos de recopilar cualquier cosa personal o profesional, grande o pequeña, urgente o de menor importancia. Cualquier cosa que creamos que debería ser diferente a como es o que nos sintamos con la obligación interna de cambiar debe ser recopilada.

Herramientas para recopilar

Hay diferentes herramientas que podemos usar para hacer la recopilación de incompletos.

• Bandeja: de plástico, metal o cartón
• Hojas en blanco, bloc de notas y libretas
• Aparatos electrónicos para tomar notas
• Grabadoras de voz
• Correo electrónico

Se trata de que utilices las que mejor se adapten a ti y a tu estilo de vida.

Requisitos para una buena recopilación

Para hacer una buena recopilación hay que cumplir estos tres requisitos:

1. Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación y fuera de la cabeza
2. Tener el mínimo de cestos de recopilación
3. Vaciar las bandejas periódicamente

La primera recopilación

Cuando ya tienes el método GTD integrado en tu vida la fase de recopilación es fácil y rápida, se convierte en rutina y es una tarea relativamente sencilla. Intentar capturar todo lo que requiere nuestra atención por primera vez, en cambio, llevará como mínimo entre un y seis horas.

Esta primera recopilación antes de empezar a procesar es muy importante por varias razones. Es útil hacerse una idea del volumen de material al que te enfrentas y te permite saber donde está «el final del túnel». Además, de esta manera, cuando empieces a procesar estarás concentrado y evitarás distracciones porque lo que requiere atención ya está capturado.

Recopilación física

El primer paso consiste en buscar en tu entorno físico (casa, oficina, etc) todo lo que esté fuera de lugar o no esté bien y colocarlo en la «bandeja de entrada». Tendrás que reunir todos los incompletos y todo lo que pueda estar pendiente de una decisión posterior que requiera acción.

Recopilación mental

Una vez hecha la recopilación física toca hacer un repaso a tu cabeza. ¿Qué cosas retienen tu atención y aún no están en la «bandeja de entrada»? Se te ocurrirán las cosas de forma más bien aleatoria: cosas pequeñas, cosas grandes, personales o profesionales, apúntalas todas.

-recordatorios de incompletos-

Y después de recopilar…

Con la mente despejada de todo, tanto de cosas personales como profesionales es altamente probable que tu bandeja de entrada esté hasta los topes. Estará llena de papeles y algún que otro objeto, toca vaciarla. El siguiente paso del método GTD, que consiste precisamente en «vaciar tu bandeja de entrada», es el procesamiento.