Decidir qué hacer: quinto paso del método GTD

Llegamos al último paso del método GTD que consiste en decidir qué hacer en cada momento. Y finalmente llevar a cabo dicha acción.

El propósito básico de administrar bien el flujo de trabajo es facilitar que se decida correctamente lo que se hace en cualquier momento. Los pasos anteriores (recopilar, procesar, organizar y evaluar) nos llevan saber qué hacer.

Para ello disponemos de tres modelos para elegir acciones que ayudan a acostumbrarse a tomar decisiones sobre qué hacer.

Los tres modelos para decidir qué hacer

Los tres marcos que se presentan en Organízate con eficacia funcionan de abajo a arriba al contrario que la típica perspectiva estratégica de arriba a abajo. Una vez tenemos clara la perspectiva resulta mucho más útil y efectivo empezar por los niveles más mundanos. Estos son los tres modelos para la toma de decisiones:

1. Cuatro criterios para escoger acciones en el momento
2. El modelo triple para evaluar el trabajo diario
3. Seis niveles para revisar su propio trabajo

Primer modelo

Para empezar nos basaremos en cuatro criterios para decidir qué hacer en el momento:

1. Situación
2. Tiempo disponible
3. Energías disponibles
4. Prioridad

El primer criterio es la situación. Esto se refiere a la localización y a las herramientas disponibles que tenemos en este momento. No es lo mismo estar en la oficina, en casa o en el tren de camino al trabajo. Esto será muy fácil si se tienen los recordatorios bien organizados (Organizar: tercer paso del método GTD).

A veces tenemos diez minutos de margen o bien tenemos un tiempo largo por delante. El tiempo disponible es el segundo punto que nos hará decidir qué hacer en un momento dado.

Otro punto a tener en cuenta es la energía. Podemos estar a tope a esta hora o por el contrario estamos agotados (física o mentalmente). Ser conscientes de la energía disponible nos ayudará a seleccionar la acción idónea.

El último criterio que hay que tener en cuenta es la prioridad. Si hay varias acciones que encajan bien con los tres puntos anteriores, elegiremos hacer en este momento lo que sea más prioritario.

Este procedimiento cuesta más contarlo o leerlo que ponerlo en práctica. En realidad es algo más fluido y natural. «Dada la situación, la hora y las energías disponibles (digamos 7 sobre 10) ¿debo llamar al cliente, trabajar en la propuesta, escuchar los mensajes del buzón de voz y los correos electrónicos, o ponerme en contacto con mi pareja para ver qué tal le está yendo el día?». Conociendo prioridades, y con el apoyo de las listas si fuera necesario, será algo bastante intuitivo decidir qué hacer en cada momento.

Segundo modelo

El modelo triple para evaluar el trabajo diario plantea que cuando se están haciendo las cosas, o trabajando en el más amplio sentido del término, se pueden estar realizando tres tipos diferentes de actividades:

• Hacer un trabajo predefinido
• Hacer el trabajo a medida que surge
• Definir el trabajo

Hacer un trabajo predefinido consiste en llevar a cabo las tareas fijadas previamente. Lo único que se hace es seguir la lista de acciones siguientes y que ya están determinadas. Hacer la llamada al cliente, leer el informe pendiente, revisar la despensa y tirar lo que está caducado, elaborar la lista con lo que hay que meter en el equipaje o redactar un correo.

Con frecuencia las cosas surgen en un momento dado, de manera inesperada e imprevista, y hay que reaccionar ante ellas o elegir hacerlo. Por ejemplo una compañera de trabajo que pide hablar sobre el lanzamiento de un nuevo producto y se decide tratar ese asunto en ese momento en lugar de hacer otras cosas que se podría estar haciendo. Cuando se siguen estas directrices se estará decidiendo por defecto que esas cosas son más importantes que cualquier otra de las que están pendientes.

Definir el trabajo implica estudiar la bandeja de entrada identificando las tareas que tienen que hacerse (Procesar: segundo paso del método GTD). Mientras procesamos nos encargaremos de algunas tareas que lleven menos de dos minutos, eliminaremos muchas cosas y archivaremos otras.

No dejarse llevar por hacer el trabajo a medida que surge

Entender que el trabajo y cada una de las tareas que hacemos a diario encaja en una de estas tres descripciones resulta muy útil para decidir qué hacer en cada momento. Muchas personas se complican con la segunda actividad (abordar las cosas a medida que surgen) con demasiada facilidad y dejan las otras dos de lado. Se dejan atrapar y siempre están en modo «muy ocupado» o «urgente».

Ciertamente en nuestra vida y nuestro trabajo surgen cosas que hay que atender de modo prioritario al momento. Puede aparecer el jefe y exigir nuestra atención durante unos minutos. O puede surgir un problema con un pedido de un buen cliente y tenemos que encargarnos de ello inmediatamente.

Todos estos casos son comprensibles y aparecerán en mayor o menor medida. Pero sólo si tenemos el trabajo bien predefinido y sabemos lo que estamos dejando de hacer será una elección consciente. Ser conscientes de las tareas que nos quedan por hacer rebajará mucho la sensación de angustia y de estrés. Por eso es importante no dejarse llevar por el trabajo a medida que surge. Optar por definir el trabajo procesando la bandeja de entrada y realizar las tareas predefinidas facilitarán tener las cosas bajo control.

Tercer modelo

El modelo de seis niveles para revisar el propio trabajo es una herramienta que facilita determinar las prioridades en nuestro trabajo y nuestra vida. Para ello se utiliza una analogía con altitudes desde seis perspectivas diferentes:

• Pista de aterrizaje: acciones actuales
• 3.000 metros: proyectos actuales
• 6.000 metros: áreas de responsabilidad
• 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
• 12.000 metros: perspectiva de 3 a 5 años
• 15.000 metros o más: vida

En el nivel más bajo se encuentran las acciones actuales. Se trata de la lista acumulada de todas las cosas que hay que llevar a cabo: las llamadas que se tienen que hacer, los correos que hay que responder, los recados y en general todas las tareas que tienen que ser realizadas.

A 3.000 metros encontramos los proyectos que requieren más de una acción. Son los resultados a corto plazo que se quieren obtener. Por ejemplo: instalar un ordenador en casa, organizar una reunión de ventas, trasladarse a las nuevas oficinas o buscar un buen dentista.

Las áreas de responsabilidad, a 6.000 metros, son los asuntos clave con los que nos hemos comprometido. Las áreas en las que queremos obtener ciertos resultados y mantener ciertos estándares. A nivel profesional podrían ser cosas como la planificación estratégica, el servicio a los clientes o la investigación de mercado. En el ámbito personal: la salud, la familia, la economía y entorno familiar, la vida social, el ocio, etcétera.

Los niveles más altos

En los niveles más altos, entre los 9.000 y los 15.000 metros, encontramos los objetivos y visiones a medio y largo plazo. Esto abarca desde los objetivos laborales a un año (9.000 metros), pasando por una perspectiva a tres años vista de nuestra profesión y de nuestro ingresos personales por ejemplo (12.000 metros), hasta intuir el propósito de nuestra vida y la forma de maximizar su expresión (15.000 metros o más).

Tener definidos (o al menos esbozados) los niveles más altos hará que tengamos una visión general de nuestras vidas. Ver lo que encaja y lo que no encaja o conocer lo que queremos a largo plazo. Esto hará que veamos si las acciones, proyectos y áreas de responsabilidad están alineadas con nuestros objetivos vitales y nos facilitará decidir qué hacer en nuestro día a día.