El tercer paso del método GTD consiste en organizar todo lo que previamente habíamos recopilado y procesado. Ya hemos capturado todas las cosas que requieren atención y analizado qué son, si implican acción o no y qué es lo siguiente que hay que hacer con cada uno de los elementos.
Disponer de un sistema global y fiable de organización proporciona la tranquilidad de dejar de pensar en los asuntos pendientes.
Cómo empezar a organizar
Como resultado del procesamiento de todas las «cosas» tendremos ocho categorías diferentes de recordatorios y elementos que conforman un sistema total para organizar todo lo que esté en tu bandeja y lo que podría añadirse al cabo del día o la semana. Son las siguientes:
- Desechar
- Herramientas de incubación (algún día/tal vez)
- Almacenamiento de material de consulta
- Lista de proyectos
- Lugar donde almacenar o archivar los planes y materiales de proyectos
- Una agenda
- Una lista de recordatorios de próximas acciones
- Lista de recordatorios de cosas que usted espere
Bloques para organizar:
Estas ocho categorías corresponden a los cuadros externos del esquema de Organízate con eficacia:
De esta forma cualquier cosa o asunto pendiente que entra en nuestra bandeja de entrada y que no se pueda hacer en menos de dos minutos acabará en uno de los siete bloques principales. Ya no son ocho porque, obviamente, lo que desechamos va a la papelera y ya no requiere atención.
A medida que vamos colocando cada uno de los asuntos en el bloque correspondiente irán surgiendo elementos y grupos adicionales que querremos incluir. Nuestro sistema de organización irá evolucionando añadiendo nuevos grupos, pero el punto de partida son estos siete bloques.
Empezamos con los tres bloques de abajo que corresponden a acciones pendientes que nos llevaran más de dos minutos.
1. Agenda: acciones con fecha
Desde el punto de vista organizativo existen dos tipos básicos de acción: las que tienen que hacerse en una fecha y/o en un plazo determinado y las que deben llevarse a cabo lo antes posible entre los demás asuntos fijados en función de la prioridad e importancia que le demos.
Anotaremos en la agenda las acciones que se tienen que hacer un día determinado. Pueden tener una hora fijada como una cita para una reunión o simplemente ser un recordatorio para una fecha: felicitar a Marta por su cumpleaños.
Agenda es el nombre del bloque donde colocamos las acciones que se tienen que hacer en una fecha determinada. Se puede usar una agenda ordinaria para este propósito, bullet journal (este es mi caso), calendarios, listas, carpetas, soporte digital o lo que te sea más cómodo y fácil.
2. Acciones siguientes según el contexto
En este bloque van todas las acciones que hay que hacer lo antes posible. O las que hay que hacer en cuanto se pueda. Dándole contexto a cada una de las acciones pendientes de realizar lograremos gestionar con más facilidad el bloque de acciones siguientes.
A veces hay acciones que tenemos que hacer desde el ordenador o una lista de llamadas pendientes. Otras acciones pueden ser cosas que hay que hacer cuando vamos a la calle: ir al banco, comprar bombillas, etcétera. Se puede anotar en una lista titulada «Recados». Otros contextos comunes podrían ser «en la oficina» y «en casa».
Darle contexto a las acciones siguientes no significa que tengas que hacer listas diferentes necesariamente. Aunque, conforme se avanza con el sistema de organización GTD, se suelen ir creando estas subcategorías de manera natural.
3. A la espera: pendiente
Los recordatorios de cosas que están a la espera de algo o de que las haga otra persona tienen que estar agrupados. Cuando la siguiente acción sobre algo depende de otra persona no es necesario tener una nota para recordar la acción en sí, si no algo que nos recuerde qué estamos esperando y de quien.
Conviene llevar la lista «a la espera» de forma paralela a la de «acciones siguientes» ya que muchas veces un elemento pasa de una lista a la otra. Por ejemplo llamo a un vendedor (acciones siguientes: «llamadas») y le pido un presupuesto. Queda a la espera de que me lo envíe (lista: «a la espera»). Cuando lo reciba tendré que leerlo y poner que tengo que leerlo en la lista de acciones siguientes.
Tener un bloque donde se listan las acciones que dependen y están a la espera de que otras personas las hagan proporciona una agradable sensación de control y descarga el cerebro.
Ahora vamos con los dos bloques del lado izquierdo del esquema dedicados a los proyectos. Los proyectos son las obligaciones o resultados deseados que requieren más de una acción.
4. Lista de proyectos
La lista de proyectos no está pensada para contener ni los planes ni los detalles de los proyectos. Tampoco tiene que tener un orden por urgencia, prioridad o tamaño. Se trata simplemente de tener un inventario de frentes abiertos.
Esta lista nos proporciona una visión general (al menos una vez por semana) que nos permite asegurar que tenemos acciones definidas para todos los proyectos y que no se nos está escapando nada.
5. Materiales de apoyo para proyectos
Los materiales de apoyo para el proyecto no son ni acciones ni recordatorios del proyecto, sino fuentes de apoyo para las acciones y pensamientos relacionados con los proyectos.
A veces se nos ocurren ideas sobre proyectos que no son necesariamente próximas acciones. Pueden ser una idea vaga sobre algo o un aspecto importante del plan de un proyecto. Todas estas ideas encajan en el bloque de materiales de apoyo para proyectos.
Si pasamos a los bloques del lado derecho del esquema nos encontramos con los elementos que no requieren una acción.
6. Material de consulta
Algunos de los elementos que aterrizan en la bandeja de entrada son material de consulta. No requieren ninguna acción pero se trata de información que queremos conservar por razones muy diversas.
El sistema de archivo del material de consulta tiene que ser algo ordenado y fácilmente accesible, organizado por orden alfabético o por temática. Se puede archivar en carpetas, en archivadores y/o en formato digital.
7. Algún día/ tal vez
El último bloque está dedicado a esas cosas que tal vez querremos echar un vistazo en el futuro. Existen muchas formas de organizar los elementos para revisarlos más adelante y que cumplen su cometido de apartar esas cosas de la mente en el momento actual.
Es muy probable que durante la primera recopilación surjan algunas cosas que no estamos seguros si podremos realizar o si queremos comprometernos. Algunos ejemplos que encajan bien en la lista «algún día/ tal vez» son: aprender otro idioma, impulsar un proyecto concreto, hacer una reforma o libros que te gustaría leer.
Incluye en esta lista todos los elementos de este tipo que se te ocurran. Te sorprenderá la cantidad de cosas que terminan sucediendo al ser anotadas. Comprobado.
Después de organizar
Primero hemos recopilado todo lo que representa un frente abierto en nuestra vida. Después hemos procesado cada uno de los elementos teniendo en cuenta lo que significan y las acciones que precisan. Ahora hemos acabado de organizar estableciendo el sistema conformado por distintas listas de control, archivos, agenda y calendarios en un sistema global.
Para que todo el sistema de organización sea útil debe ser revisado periódicamente para ir adaptándolo a nuestras necesidades. El siguiente paso del método GTD es el proceso de evaluación.