Para que el método GTD sea efectivo hay que ser capaz de evaluar nuestra vida y nuestro trabajo a intervalos de tiempo y niveles apropiados. Realizaremos revisiones diarias, semanales y cada cierto tiempo analizaremos todo el sistema de trabajo en profundidad para poder evaluar si está funcionando.
Después de recopilar, procesar y organizar, hay que revisar el sistema de gestión con regularidad. Mantenerlo al día y bien engrasado son requisitos para lograr la funcionalidad del método GTD.
Cómo y cuándo evaluar
El sistema de gestión no puede ser algo estático, para que sirva hay que mantenerlo al día. Por eso se tiene que hacer una evaluación constante y consciente de la vida y el trabajo a varios niveles. Llegado este momento hay que enfrentarse a dos cuestiones fundamentales:
- Qué cosas tener en cuenta y cuándo.
- Qué hacer y con qué frecuencia para asegurar que todo funciona como un sistema coherente que permite pensar y trabajar al más alto nivel.
Estas dos preguntas dan como respuesta genérica que hay que hacer revisiones diarias, semanales y globales. En realidad cada evaluación no tiene porque ser estrictamente con esta periodicidad. La revisión diaria podría darse cada dos días, la semanal podría ser una evaluación cada semana, cada diez días o quincenal y la revisión global puede ser trimestral, semestral, anual o bianual. Continúa leyendo para entender en que consiste y como llevar a cabo cada uno de los tres tipos de revisión.
Revisiones Diarias
A la primera cuestión: Qué cosas tener en cuenta y cuándo
Por ejemplo, si tenemos un rato y acceso a teléfono podemos revisar nuestra lista de llamadas pendientes y decidir cuál es la mejor para realizar en ese momento. Echar un vistazo a la lista «Recados» cuando vamos a salir del trabajo para volver a casa.
Mirar el calendario primero…
La revisión más frecuente sera la del calendario diario y carpeta de asuntos diarios para hacerse una idea de lo que hay que hacer. Antes de nada debemos conocer los parámetros de tiempo y espacio. Saber esto nos ayudará a tomar las decisiones necesarias relacionadas a otras actividades.
…y las listas de acciones después
Una vez revisadas todas las obligaciones clasificadas por hora y día, el siguiente bloque que se deberá revisar con mayor frecuencia será el de las listas de acciones siguientes. Como examinar la lista de llamadas o la lista de recados del ejemplo.
Si el calendario es de fiar y las listas de acciones están al día, estos son los únicos elementos a los que deberemos acudir con mayor frecuencia. Puede que basté con mirarlos una vez cada dos días.
Revisión Semanal
El factor clave el éxito del método GTD es la revisión semanal. Una vez a la semana hay que reunir y procesar todas las cosas, evaluar el sistema y poner al día las listas. En definitiva, estar limpio, despejado, al día y completo.
Muchas veces (siempre) el mundo a nuestro alrededor va más rápido de lo que nos gustaría. Por eso es necesario pasar por los cinco pasos con regularidad: recopilar, procesar, organizar, evaluar y hacer.
Claves para la revisión semanal
Desde un punto de vista práctico estas son las claves para realizar la revisión semanal:
- Papeles sueltos: hay que recopilar todos los papeles, recibos, tarjetas y demás que se han acumulado en el escritorio, bolso, oficina y/o casa. Meter en la bandeja de entrada para procesarlos.
- Procesar las notas: identificar cada uno de los elementos y decidir qué son, qué significan y qué hay que hacer con ellos.
- Citas previas: revisar las fechas pasadas en busca de elementos de acción pendientes, información de consulta, etcétera y transferir los datos donde corresponda.
- Citas futuras: consultar en agenda y calendario los eventos futuros y determinar las acciones necesarias y preparativos que requieren.
- Revisar listas de proyectos: evaluar el estado de cada uno de ellos, los objetivos y resultados. Asegurarse de que hay una acción inicial para cada proyecto.
- Comprobar listas de próximas acciones: tachar las acciones ya terminadas. Buscar recordatorios de futuras acciones y anotarlas.
- Revisar la lista «a la espera»: añadir cualquier elemento que necesite seguimiento y eliminar los que ya han finalizado.
- Evaluar listas de control relevantes: verificar si hay algo que aún no se ha hecho y se debe hacer.
- Revisar la lista «algún día/ tal vez»: comprobar si algún proyecto a pasado a estar activo y eliminar lo que ya no tenga interés.
- Revisar los archivos pendientes y de apoyo: mirar el material de apoyo del trabajo en marcha para descubrir si hay nuevas acciones, tareas terminadas y elementos a la espera.
- Vaciar la mente: poner por escrito cualquier nuevo proyecto, elemento de acción, «a la espera» y «algún día/ tal vez» que todavía no esté anotado.
- Ser creativo: ¿todavía hay alguna idea nueva, creativa, maravillosa que se pueda añadir al sistema?
Revisión Global
En algún momento hay que evaluar el sistema desde una perspectiva más elevada. Los proyectos de vida, los objetivos y planes a largo plazo, los factores externos o nuestro punto de vista van cambiando a lo largo del tiempo. Por eso es necesario realizar revisiones globales cada cierto tiempo.
¿Cuáles son los objetivos clave en el trabajo? ¿En qué situación debería encontrarme en dos o tres años? ¿Tengo el estilo de vida que más me llena? ¿Estoy haciendo lo que realmente quiero y tengo que hacer a un nivel más profundo y a largo plazo?
Cada persona sabrá con qué frecuencia debe enfrentarse a este tipo de cuestiones vitales, pero es algo que se tiene que hacer con cierta regularidad.
El momento y lugar para evaluar
El momento y lugar correctos para la revisión (3 factores momento ideal)
Actualizar el sistema
La revisión correcta en el contexto correcto
El poder de la revisión semanal
La auténtica clave para garantizar la fiabilidad del sistema de organización está en remozar (dar o comunicar un aspecto más lozano, nuevo o moderno a alguien o algo) regularmente la mente y el sistema desde una perspectiva más elevada. Si el sistema está desfasado el cerebro se verá forzado a pasar de nuevo por todo el proceso de recordar. La clave para la sostenibilidad del proceso es la revisión semanal.
La revisión semanal es el momento de:
- Reunir y procesar todas las cosas.
- Revisar el sistema .
- Poner al día las listas.
- Tener todo limpio, despejado, al día y completo.