Organízate con eficacia (Getting Things Done)

Organízate con eficacia (Getting Things Done) de David Allen es un libro imprescindible sobre organización y gestión del tiempo. La premisa del autor es que nuestra productividad está directamente relacionada con nuestra habilidad para relajarnos. Solo cuando nuestras mentes piensan con claridad y nuestros pensamientos están organizados podemos desarrollar todo nuestro potencial.

Este libro tiene un claro objetivo: demostrar que existe un sistema de organización del trabajo que nos permite liberar la mente de las tensiones que bloquean nuestra creatividad, y que nos hace más eficaces en todos los aspectos de la vida. David Allen sostiene que la capacidad de nuestra mente para almacenar información es limitada y propone una serie de fórmulas prácticas para eliminar tensiones y incrementar nuestra capacidad de trabajo y nuestro rendimiento.

Resumen de Organízate con eficacia

Organízate con eficacia se fundamenta en unas sencillas normas básicas de organización del tiempo, como por ejemplo la necesidad de determinar cuál es el siguiente paso a dar en cada uno de nuestros proyectos, o la regla de los dos minutos (si surge una tarea pendiente y se puede hacer en menos de dos minutos, debe hacerse inmediatamente). El cambio principal: Quitárselo todo de la cabeza.

«El gran problema es que la mente le continúa recordando las cosas cuando usted no puede hacer nada al respecto.»

Las 5 etapas del método GTD son las siguientes:

1. 1. 1. 1. Recopilar o Capturar
         2. Procesar
         3. Organizar
         4. Evaluar
         5. Hacer

Recopilar:

Todo lo que requiera nuestra atención debe ser recopilado. Hay que capturar todas las ideas, cosas, tareas, preocupaciones y pensamientos. El objetivo es que en vez de tenerlo todo en la cabeza, tengamos estos elementos en nuestra bandeja de entrada.

Para conocer con más detalle esta etapa puedes leer «Recopilar: el primer paso del método GTD» donde explico como poner en marcha esta primera fase del sistema organizativo.

Procesar:

En esta etapa hay que procesar la bandeja de entrada estudiando cada uno de los elementos. ¿Requiere acción?

No requiere acción – 3 posibilidades

• Es desechable, innnecesario
• No es necesario actuar ahora, pero habría que hacer algo más tarde (incubar)
• El elemento es información útil en potencia que se podría necesitar para algo más adelante (consulta)

Requiere acción – hay que determinar 2 cosas:

• ¿A qué proyecto o resultado se ha comprometido?
• ¿Cuál es la acción siguiente que requiere?

Una vez hayamos decidido cuál es la siguiente acción, tenemos tres opciones:

• Hacerlo. Si una acción nos va a llevar menos de dos minutos se debería hacer en el momento en el que se define.
• Delegarlo. Si la acción va a llevar más de dos minutos, pregúntete si eres tú la persona adecuada para llevarla a cabo. Si la respuesta es no, delégala a la entidad apropiada.
• Posponerlo. Si la acción va llevar más de dos minutos y tú eres la persona adecuada para llevarla a cabo tendrás que posponerla hasta más tarde y anotarla en una o más listas de acciones siguientes.

Encontrarás información más detallada sobre este paso en el post «Procesar: el segundo paso del método GTD».

Organizar:

Tendremos ocho categorías diferentes de recordatorios y elementos que resultan del procesamiento de todas las «cosas», y que conforman un sistema total para organizar todo lo que esté en tu bandeja y lo que podría añadirse al cabo del día o la semana.

• Desechar
• Herramientas de incubación (algún día/tal vez)
• Almacenamiento de material de consulta
• Lista de proyectos
• Lugar donde almacenar o archivar los planes y materiales de proyectos
• Una agenda
• Una lista de recordatorios de próximas acciones
• Lista de recordatorios de cosas que usted espere

Tienes una explicación  completa de este procedimiento en el post «Organizar: tercer paso del método GTD».

Evaluar:

Para que el método sea efectivo hay que ser capaz de revisar nuestra vida y nuestro trabajo a intervalos de tiempo y niveles apropiados. Realizaremos revisiones diarias, semanales y cada cierto tiempo revisaremos todo el sistema de trabajo en profundidad para poder evaluar nuestro sistema.

El factor clave el éxito del método GTD es la revisión semanal. Una vez a la semana hay que reunir y procesar todas las cosas, revisar el sistema y poner al día las listas. En definitiva, estar limpio, despejado, al día y completo.

Hacer:

Finalmente, el objetivo del método GTD es acabar realizando con eficiencia todos los compromisos que hemos adquirido con nosotros mismos y con otras personas. La clave es saber elegir qué es lo que vamos a hacer y cuándo. Para ayudarnos a la toma de decisiones Organízate con eficacia nos propone tres modelos extremadamente útiles:

1. Cuatro criterios para escoger acciones al momento
2. El modelo triple para evaluar el trabajo diario
3. Seis niveles para revisar su propio trabajo

Opinión sobre Organízate con eficacia

No quiero engañar a nadie, Organízate con eficacia no es una lectura especialmente divertida. Puede que la traducción no sea buena o quizás David Allen no sabe «enganchar» con su prosa. Aún así, merece la pena hacer el esfuerzo y conocer el método GTD de manos de su «inventor».

Getting Things Done es un método complicado porque está compuesto de un gran número de piezas, es enmarañado y su comprensión no es fácil. Las piezas que lo componen, en cambio, son conceptos muy sencillos. Una vez se entienden bien cada uno de los pasos, no es difícil empezar a implementar GTD en nuestra vida.