Procesar: segundo paso del método GTD

El segundo paso del método GTD es el procesamiento. Después de recopilar todo hay que procesar para que la bandeja de entrada quede vacía. Esta segunda etapa consiste en identificar cada uno de los elementos y decidir qué son, qué significan y qué hay que hacer con ellos.

Reglas para procesar:

Antes de empezar a procesar es importante tener claras una serie de reglas básicas que debemos cumplir para no estancarnos en este paso:

• Procesar en primer lugar el elemento que esté arriba del todo
• No volver a meter por segunda vez nada en la bandeja de entrada
• Procesar los elementos de uno en uno

Esquema para procesar:

En esta etapa hay que procesar la bandeja de entrada estudiando cada uno de los elementos. Vamos a identificar cada uno de ellos y decidiremos que hay que hacer siguiendo el esquema de Organízate con eficacia:

El primer paso es saber qué es, identificar el asunto que previamente hemos recopilado en la bandeja de entrada. Lo siguiente es establecer si requiere alguna acción.

¿Requiere acción?

En muchas ocasiones se recopilaran cosas o elementos que no requieren una acción concreta. Cada uno de estos elementos que no requiere acción encajará en una de las 3 siguientes descripciones:

• Es desechable, innecesario (papelera)
• No es necesario actuar ahora, pero habría que hacer algo más tarde (incubar)
• El elemento es información útil en potencia que se podría necesitar para algo más adelante (consulta)

Para los que sí requieren acción deberemos determinar 2 cosas:

• ¿A qué proyecto o resultado se ha comprometido?
• ¿Cuál es la acción siguiente que requiere?

Una vez hayamos decidido cuál es la siguiente acción, tenemos tres opciones:

• Hacerlo. Si una acción nos va a llevar menos de dos minutos se debería hacer en el momento en el que se define.

• Delegarlo. Si la acción va a llevar más de dos minutos, pregúntate si eres tú la persona adecuada para llevarla a cabo. Si la respuesta es no, delégala a la entidad apropiada.

• Posponerlo. Si la acción va llevar más de dos minutos y tú eres la persona adecuada para llevarla a cabo la tendrás que posponer hasta más tarde y anotarla en una o más listas de acciones siguientes.

Ejemplos:

En el paso anterior recopilamos cualquier cosa personal o profesional, grande o pequeña, urgente o de menor importancia, que nos sintamos con la obligación interna de cambiar o que consideramos incompletas. Veamos como los procesaríamos con algunos ejemplos:

• Declaración de renta: tengo los papeles preparados pero tengo que llamar para pedir cita previa. No tengo el teléfono, pero puedo consultarlo en google y tardaré menos de dos minutos. Busco el teléfono y lo anoto para llamar cuando esté haciendo llamadas.

• Limpiar el trastero: hace tiempo que me tengo que poner con eso, solo es ponerse pero… espera, tengo dos sillas allí que tengo por si acaso pero que nunca utilizo. Voy a escribir un mail a la asociación de vecinos porque quizás las quieren. Quedo a la espera de respuesta (pendiente de que alguien lo haga).

• Cumpleaños de María: lo celebraremos cenando en su casa el viernes que viene, ya tengo comprado y envuelto el libro que le voy a regalar. Anoto en mi agenda el evento.

• Informe de la reunión anterior: Ya lo he leído y no hay nada que tenga que hacer con él. Archivar por si necesito consultarlo más adelante.

• Apuntarme al curso: de escritura creativa, zumba o italiano para principiantes. Ahora no tengo ni tiempo ni dinero pero algún día/tal vez.

• Oferta de telefonía: lo comparo con mi factura actual y veo que no merece  la pena. A la papelera.

• Idea para proyecto a largo plazo: No puedo hacer nada al respecto inmediatamente pero me gustaría recordarlo cuando llegue el momento para poderlo planificar.

La idea es adquirir el hábito de procesar los elementos que hemos recopilado haciéndonos una serie de preguntas. Analizar cada una de las cosas que requiere nuestra atención y decidir cual es el siguiente paso. De esta forma, en vez de tener varias ideas difusas pululando en nuestro cerebro, hemos pensado activamente sobre cada uno de los temas que nos preocupan. Ya los hemos procesado.

Al terminar de procesar…

Una vez hayamos terminado de procesar el contenido de la bandeja de entrada habremos conseguido:

1. Eliminar lo que no se necesita
2. Completar todas las acciones que requieren menos de dos minutos
3. Confiar a otros las tareas que se pueden delegar
4. Colocar en nuestro sistema organizativo recordatorios sobre acciones que requieren más de dos minutos
5. Identificar cualquier compromiso mayor o proyecto que tengamos basándonos en la información disponible

El siguiente paso del método GTD consiste en organizar lo que acabamos de procesar. Estos dos pasos se solapan en cierta forma y el sistema de organización se irá perfilando a medida que procesamos.